2017-04-19

Desafío 2.0: Red de Referentes de Comunicación Interna

El correr del tiempo fue dando a la comunicación entre los integrantes de las organizaciones una multidireccionalidad que antes no existía

Por Ariel Jiménez Gil

En el mundo actual, las generaciones y los nuevos desafíos empresariales y sociales demandan organizaciones 2.0 donde la participación de los empleados es  más profunda, sus aportes son tenidos en cuenta para mejorar los procesos y su voz es escuchada para cumplir las metas de negocio.  La comunicación interna juega un papel básico en estas tendencias.

En sí mismo esto es una gran ventaja, pero además este tipo de cultura aumenta el compromiso y pertenencia de los colaboradores, ayudando a formar un clima organizacional muy estimulante.

Hoy  toma mucha vigencia la creación y desarrollo de una red de referentes de comunicación interna. Hace unos 10 años se usaban estas tácticas como una estructura de corresponsales que recibían información de primera mano (descendente) y entregaban noticias oficiales de sus áreas y especialmente de sus jefes. Ahora los flujos son más multidireccionales.

¿Cuál sería el objetivo de una Red de Referentes de Comunicación Interna?

Generar conversaciones, facilitar espacios de diálogo y estimular la acción a partir de la comunicación, debe ser casi una obsesión para una iniciativa de este tipo: Es  una estrategia de comunicación y relaciones multidireccional y multiplicadora.

Una red de referentes puede nutrir el plan de comunicación, divulgar mensajes, conseguir información, detectar y aclarar rumores, alimentar los medios de comunicación, transmitir el estado de ánimo de sus áreas,  influir positivamente en su entorno y ser agentes de cambio.

¿Cómo puedes crear una Red de Referentes de Comunicación Interna?

• Haz un mapa de las áreas y los procesos más importantes para la empresa.
• Identifica personas con carisma y facilidad de comunicación en cada una de esas áreas.
• Si no encuentras candidatos, busca recomendaciones de líderes de esas estructuras.
• Una vez identificados los candidatos, haz un mensaje formal y solicita permiso de participación a los respectivos jefes o líderes. Una llamada previa te ayudará mucho.
• Sé claro en explicar el compromiso y el tiempo que se necesitará de cada uno de ellos. No debería ser más de 3 o 4 horas al mes.
• En caso de no conseguir el permiso de algunos candidatos, solicita recomendaciones a esos jefes o líderes.
• Redacta y propón objetivos claros y llega a acuerdos con los referentes.
• Haz un plan de formación que incluya temas como comunicación interna, redacción, fotografía, vocería y oratoria, resolución de conflictos, manejo de información y temas de integración de equipo, entre otros. Aprovecha opciones de e-learning.
• Crea medios de comunicación: WhatsApp, grupo o foro en la red social interna o Intranet; te ayudarán a mantener conversaciones con el equipo. Haz uso de herramientas digitales.
• Establece un manual sencillo de reuniones, capacitaciones e interacción. El objetivo debe ser optimizar el tiempo y la gestión.
• Utiliza para la red tu marca de comunicación interna o propón una identidad gráfica.
• Comparte información con el equipo para que la divulguen en su entorno, pregúntales cuáles son los temas importantes de sus áreas, publica su información y dales los créditos. Establece dinámicas sencillas de trabajo. Involúcralos en los proyectos como agentes de cambio. Planea actividades de reconocimiento y beneficios: certificados, premios, recreación, horas libres, etc.
• La gamificación podrá ayudarte a estimular el compromiso de su grupo.

Ten en cuenta

Para sostener tu red de referentes de comunicación interna estas recomendaciones le pueden ser de mucha utilidad:

• Participa activamente de otros equipos multiáreas: brigadas de emergencias, auditores internos de calidad, deportes o programas de voluntariado. En estos espacios siempre encontrarás gente con el perfil adecuado para tu red.
• Periódicamente renueva la red. Por cuestiones de tiempo o actitud, algunos referentes no participarán mucho. Conversa con ellos, entiéndelos y junto a esas personas visualiza nuevos candidatos para reemplazo.
• Mantén una buena y fluida relación con los jefes de los referentes. Reconóceles también su compromiso y estate atento a sus inquietudes.
• Escucha activamente a tu red. Asegúrate que las propuestas de mejora se apliquen.
• En las capacitaciones, ten en cuenta como facilitadores a colaboradores y líderes de la empresa. Acerca la alta dirección a estos espacios.

Además, recuerda que esta actividad debe ser satisfactoria para la empresa, pero sobre todo para la red de referentes de comunicación interna. Siempre procura que el trabajo sea sencillo y que ocupe el menor tiempo posible.